¿Por qué es necesario un software para el seguimiento de proyectos?

Las empresas, grandes y pequeñas, sin duda cuentan con numerosos proyectos, planes, tareas y personas. Tener una solución que pueda ayudarlos a mantenerse organizados mientras planifica y ejecuta proyectos, de una manera precisa, previsible y rentable, es prometedor.

Los beneficios del software de gestión de proyectos son ilimitados. No hace mucho tiempo, el software de gestión de proyectos estaba simbolizado por tres cosas: un lápiz, una hoja de papel y una metodología.

Esencialmente, los programas de software de gestión de proyectos se emplean para la planificación de proyectos, la gestión del tiempo, la asignación de recursos y la gestión de cambios. El software de gestión de proyectos se encuentra entre las herramientas más útiles que pueden ayudar a las empresas a ser lo más competitivas posible y lo distinguen del resto de la industria.

Funciones esenciales de gestión de proyectos

• Planificación de proyectos: podrá planificar proyectos fácilmente teniendo en cuenta el historial anterior
• Seguimiento de la evolución del proyecto cuando se trata de la finalización, el tiempo y los costos: avisar a las personas respectivas cuando las cosas se están desviando del camino
• Programación y gestión del tiempo: podrá registrar fácilmente el tiempo en los elementos de trabajo y tener en cuenta el horario de trabajo de las personas
• Asignación de recursos: asegurarse de que las personas estén trabajando en las cosas correctas en el momento adecuado
• Presupuestos de proyectos, incluido costos de las personas: mantener el control en tiempo real, no solo del tiempo, sino también del presupuesto asignado
• Comunicación y colaboración: publique fácilmente comentarios e inquietudes, comuníquese con las partes interesadas externas, a la vez que mantiene un registro histórico completo de todas las acciones.
• Documentación y archivos: documente fácilmente los requisitos y especificaciones, directamente o por medio de archivos
• No es necesario un método específico: respalde el método preferido de la compañía para desglosar cualquier proyecto, hacer calendarios, asignar personas y administrar presupuestos

Beneficios del software de gestión de proyectos

• Colabora en proyectos

Con frecuencia se designa a las personas tareas individuales que forman parte de un proyecto más grande que todo el equipo está tratando de completar. El software de administración de proyectos les brinda a los empleados un método para colaborar en proyectos al analizar documentos, líneas de tiempo, trabajos sobresalientes, etc.

• Comunicación interna y externa

El software desarrolla un embudo para la comunicación con respecto a tareas y proyectos tanto a nivel interno como externo con los clientes y otras partes interesadas.

• Administración de presupuesto

Los presupuestos se encuentran entre uno de los elementos más importantes para controlar sus proyectos. El camino a seguir para cualquier negocio depende de qué tan bien puede cumplir dentro de los presupuestos proporcionados.

• Vigilancia

Para lograr el éxito a largo plazo para casi cualquier negocio, es esencial monitorear el progreso del trabajo. El software dedicado desempeña un papel importante en la supervisión de las etapas de los proyectos y puede proporcionar información sobre si las cosas se completarán a tiempo o no.

• Compartir documentos

El uso compartido de documentos, ya sea dentro de la herramienta o en un sistema integrado de terceros, permite a las personas encontrar documentos, esquemas, especificaciones, etc. más completos que permiten la transparencia y la comunicación.

• Toma de decisiones optimizada

Las soluciones de software de administración de proyectos lo ayudan a tomar las decisiones correctas, ya que tiene todos los detalles en un lugar designado. De ahí que el proceso de decisión sea mejorado y mucho más preciso.

• Satisfacción del cliente mejorada

Cuando termina un proyecto de manera rápida y por debajo del presupuesto, el cliente se marcha con una sonrisa en la cara, y un cliente satisfecho es uno que volverá. El software de gestión de proyectos inteligente ofrece las herramientas que permiten que esta relación cliente/proveedor continúe.

El resultado final es que todos salen ganando, lo que podría ser el mayor beneficio del software de gestión de proyectos.