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MIéRCOLES

14

Ago...

Productividad

¿Cuáles son las etapas de un proyecto?

Cuando se toma la decisión de formular un proyecto lo primero que se tiene que definir son dos acciones de máxima prioridad, por un lado, el tiempo que va a durar el proyecto, por otro lado, proporcionarle una estructura apropiada, esto determinará si el proyecto es viable o no, la gestión de proyectos se ocupa de esta labor y de su buen desarrollo, dependerá la productividad del grupo de trabajo implicado.

 

El proyecto es una solución que resulta del empeño o reto transitorio que tiene un inicio y un final, y se gestiona para darle forma a una idea, crear un producto o generar un resultado original, distinto y genuino que no será igual a ningún otro proyecto, es por esto, que en la gestión de proyectos se advierten cuatro fases:

 

 

  1. Inicio.

Es la fase más importante, puesto que, es donde se selecciona el grupo de trabajo y se les informa la visión del proyecto, con el fin de encontrar el compromiso y establecer las prioridades que se tienen en cuenta para su implementación, es así, como en esta primera etapa también se decide si es conveniente llevarlo a cabo porque lo que se pretende es dar una cuota de sacrificio a la espera de unos beneficios.

 

El propósito fundamental de esta primera etapa es definir el alcance, los costos y el tiempo que se invertirá en el proceso, de igual manera, permite percibir y conocer las expectativas del equipo de trabajo y orientarlas hacia la implementación del proyecto.

 

Para que esta etapa se desarrolle de manera eficiente es importante llevar a cabo algunas actividades:

 

  • La elaboración del plan de proyecto, que es una breve descripción del objetivo, los costos y los beneficios. En síntesis, es la justificación de la implementación del proyecto.

 

  • El estudio de factibilidad identifica una o más soluciones que cumpla con resolver el problema y conseguir los objetivos.

 

  • En la definición del proyecto se da a conocer a los grupos de interés la visión, objetivos, alcance y resultados del proyecto.

 

  • Selección del equipo de trabajo donde se determinen las habilidades de cada uno y de acuerdo al perfil ubicar su rol dentro del proceso asignándole funciones específicas dentro del proyecto.

 

  • Una vez identificada la consecución de los objetivos de esta primera fase, se pasa a la siguiente.

 

  1. Planificación.

 

Superada la primera fase el director del proyecto debe constituir un conjunto de acciones que determinen la hoja de ruta a seguir, por lo que, es aquí donde debe medir las necesidades del grupo de trabajo, los recursos a utilizar y el tiempo que necesite la ejecución del proyecto.

 

Por tanto, en esta fase los objetivos ya tienen que estar muy bien definidos, puesto que, es en esta etapa donde arranca el plan de acción y una mala planificación puede resultar perjudicial debido a que se pueden llegar a proyectar plazos que no se cumplen o costos sub estimados que afectan negativamente el proceso. Las siguientes son algunas actividades para el desarrollo de la etapa:

 

  • Elaborar un documento donde se den a conocer los componentes engorrosos del proyecto y la solución de como se van a tratar.
  • Diseñar estrategias de comunicación que permitan un dialogo asertivo dentro del grupo.
  • La gestión de recursos se debe precisar en un documento que exponga las necesidades operativas, logísticas y de materiales que son necesarios para el desarrollo del proyecto.
  • Conseguir quienes van a financiar el proyecto y exponer cifras claras y soportadas que convenzan a los inversores.
  • Evaluar y proyectar los posibles riesgos con acciones que reduzcan las amenazas y se pueda controlar la situación.
  • Se deben identificar los métodos y reglas que se cumplan al finalizar el proyecto.

 

  1. Ejecución.

 

En esta fase los grupos de trabajo inician las labores que les fueron encomendadas, la finalidad es que se cumplan los procesos y tiempos establecidos en la planeación, por tanto, la idea principal es que hayan quedado claras las directrices para la consecución de los objetivos, donde, la comunicación y sentido de pertenencia son claves en esta etapa, no obstante, el seguimiento del director del proyecto es fundamental para alcanzar el éxito.

 

Son estas algunas actividades que se deben llevar a cabo:

 

  • Con información clara los grupos de trabajo deben ser dotados de sus implementos para el desarrollo de su trabajo.
  • Tener definidas las prioridades para darles un plan de acción de forma inmediata.
  • Muy importante en esta etapa es llevar el control de los gastos y recursos con un seguimiento constante.
  • De la misma manera monitorear el tiempo utilizado contra el proyectado.
  • Poner en funcionamiento acciones correctivas que encausen los objetivos del proyecto.

 

  1. Seguimiento y control.

 

Si bien, el seguimiento ya se viene haciendo desde la fase anterior, en esta etapa se intensifica, puesto que, es aquí donde se obtiene la información con respecto al funcionamiento del proyecto frente a la planificación inicial, por lo que, el objetivo principal del seguimiento es identificar las desviaciones y controlar las diferentes unidades que necesiten un cambio de cara a lo que se hizo en la fase de planeación.

 

Por último llega el cierre del proyecto, donde todos los procesos acaban y oficialmente se da por terminado, finalmente se debe entregar un informe con todos los detalles del proceso.

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