5 herramientas que no pueden faltar en tu Intranet corporativa

¿Qué es la Intranet?
 

“La intranet en una Red privada de una organización que tiene como objetivo conectar, unir, compartir información y datos entre los empleados, o personas que pertenecen a dicha organización sin tener que recurrir a un medio público e inseguro. El acceso a la intranet generalmente es a través de la Internet pública pero se caracterizan por acceder mediante servidores con cortafuegos o firewalls que analizan los mensajes e informaciones del emisor y el receptor en ambas direcciones para salvaguardar la seguridad y la privacidad de la organización” según 7 Graus.

Esta Red privada necesita una serie de herramientas que no pueden faltar y tales son necesarias en la medida en que se crea o constituye un compañía.

1. Diseño adaptable

Hoy en día se necesita pensar primero en los dispositivos móviles o al menos proporcionar un diseño responsivo que se adapte a diferentes tamaños de pantalla, por esto el diseño de la intranet debe contar con la facilidad de adaptabilidad en cualquier dispositivo, ya que se ve de forma distinta en los diferentes aparatos tecnológicos que encontramos en el mercado.

2. Calendario de eventos y cumpleaños

Hacer atractivo un espacio se hace de diferentes forma pero la más radical es cuando colocas información de interés para tu compañía y es por ello que una de las formas para unir a las personas y hacer - de cierta manera- una unión corporativa es a través de un calendario de eventos, donde se muestre el cumpleaños y las diferentes actividades diferentes a un área laboral, dando mayor calidad y ambiente laboral sano, como si fuese una red social corporativa, además de que si es información importante se evitará la cantidad de correos “reply-to-all”, que no son muy queridos.

3. Repositorio de documentos

Tener información actualizada en la Intranet es un dato vital, por lo que hay que hacer seguimiento de lo que se publica y así mismo ir revisando los documentos que ya no se utilizan.

También pueden establecer políticas de retención como por ejemplo una expiración de siete años en los documentos, por lo que la gente no podrá borrar o modificar el documento y la versión, asegurándonos de que la versión más reciente es la única publicada.

4. Búsquedas

En cualquier momento realizando búsquedas de un tema en específico requerimos de unos filtros, es por eso que se necesita un buen motor de búsqueda. La Búsqueda de contenido y metadatos, filtrados por fecha y tipo de documento, son detalles muy importantes porque le dan a los usuarios la posibilidad de localizar un documento específico casi inmediatamente.

5. Contenido

Al utilizar el mismo software para múltiples funcionalidades, garantiza que los empleados lo utilicen todos los días porque esto hace que no sólo la Intranet funcione para hacer una que otra consulta, sino para verla como una herramienta fundamental a la hora de iniciar una jornada laboral, por eso debe tener el contenido suficiente de la compañía para gestionar.

Algunos beneficios de cuidar la comunicación con la Intranet

Si bien es cierto que las herramientas ayudarán a tener una buena Intranet por ello se debe hacer énfasis en utilizarla y que se use como un canal donde se posibilite la comunicación inmediata con tus empleados, porque tras una mala comunicación hay error que puede ser crítico laboral y demos considerar los beneficios que se traerán con esta:

Mayor efectividad de la empresa

Cuanta más información y más partícipes e integrados se sientan los trabajadores, mejorarán su compromiso y su trabajo individual y colectivo.

Facilidad en la resolución de problemas

Conociendo la opinión de los trabajadores sobre un tema, se gestionarán mejor los conflictos.

Mayor sentido de pertenencia

Se debe dar valor de opinión, porque muchas veces cierto tipo de comunicación nos hace ver ideas que funcionan en pro de la compañía y es allí donde se debe aprovechar y ratificar haciendo que se genere un compromiso entre los trabajadores.

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