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En términos simples, la intranet es un sitio web interno que ayuda a los empleados a completar sus tareas. Una intranet desempeña muchas funciones dentro de una organización: es un sitio web, un canal de comunicaciones y una plataforma de colaboración.
Las intranets tradicionales tienen una autoría restringida a un número de personas con permisos oficiales de "editor". El contenido es básicamente anónimo, lo que dificulta establecer un contexto social o conexión entre páginas y personas. Esto, no satisface a los colaboradores por algunas razones como lo son: inexistencia de herramientas de comunicación, dificultad para gestión de documentos, publicación de contenido débil, entre otras.
Por el contrario, una intranet social se basa en las personas. Permite una amplia participación e interacción al dejar que todos los empleados creen contenido enriquecido. Las intranets sociales suelen ser mucho más amigables para el usuario, y cualquiera con permiso puede subir publicaciones, comentar y hacer o responder preguntas. Además, contribuyen fácilmente al conocimiento y la comunicación entre personas para hacer que el trabajo sea más eficiente y efectivo.
Task Enter es una buena elección para ejemplificar lo que es una intranet social. Esta herramienta cuenta con varias características que le permiten entrar en esta categoría. En primer lugar, Task Enter cuenta con un chat, el cual puede ser utilizado por las personas de la organización para tener una comunicación más rápida y efectiva, al permitirle enviar archivos por este medio. Esta característica incluye la opción de llamadas y video llamadas para comunicarte con varias personas al mismo tiempo sin importar el lugar en el que estén.
Además del chat, la herramienta cuenta con la posibilidad de crear grupos y proyectos junto a un gestor de tareas, donde es posible asignar actividades entre aquellas personas que trabajan en el mismo tema, con el fin de cubrir cada parte del trabajo y conocer el avance que se ha dado en este.
Una característica más es que Task Enter incluye una página de inicio donde puedes ver todo lo que tus compañeros publican e interactuar con dicho contenido. Así mismo tendrás tu propio perfil donde puedes poner información sobre ti y compartir archivos o noticias que deseas que tus compañeros lean.
En conclusión, a medida que los lugares de trabajo continúan pasando de las oficinas tradicionales a entornos más flexibles o remotos, la necesidad de herramientas colaborativas de intercambio de conocimientos solo continuará aumentando.
